Er waren eens drie afdelingen in een bedrijf die vanwege hun expertises en activiteiten veel met elkaar moesten samenwerken. Ze waren ook nog in het leveren van hun prestaties van elkaar afhankelijk. En hoewel ze met een grote consistentie goede prestaties leverde, wilden de drie afdelingsmanagers nog beter samenwerken. Een gevalletje van echt professionaliseren dus. En ik mocht helpen. Dat werd een mooi traject dat uiteindelijk leidde tot een nieuwe en uiterst effectieve trainingsmethode.

Achterhalen eigen betekenis en waarden

Eerst hebben de drie managers een goed gesprek (voor de methodische liefhebbers: een constructieve dialoog naar de inzichten van David Bohm) gevoerd over de betekenis van samenwerken. Vervolgens hebben de drie managers samen met 6 leidinggevenden van de afdelingen die gedeelde betekenis gebruikt om te onderzoeken wat de hele club al in huis had waardoor de samenwerking al zo goed was. Voorts hebben ze bekeken wat er nodig zou zijn om op een hoger niveau uit te komen. Dat gaf een lijst van aanwezige kwaliteiten en inzicht in de gedeelde waarden in het samenwerken (dat onderzoek staat ook wel bekend als een waarderend onderzoek).

Een dag of 2 trainen? ”Nee, dat doe ik niet”

Met die resultaten in de achterzak zijn we gaan kijken naar casussen waarin de samenwerking nog niet liep zoals gewenst. Uit die praktijk hebben we 20 typerende gebeurtenissen gehaald en beschreven. Die casussen hebben we aan 14 teamleiders voorgelegd met de vraag wat er volgens hen nodig zou zijn om dit soort gevallen voortaan beter aan te pakken. De groep completeerde daarmee de set gemeenschappelijke waarden en kwaliteiten en zij stelden een lijst van benodigde vaardigheden op. Uit de lijst van zo’n 20 noodzakelijke ‘samenwerkingsvaardigheden’ heeft de gehele groep (afdelingsmanagers, en alle leidinggevenden van alle afdelingen) zeven vaardigheden aangewezen als meest belangrijke (oa feedback geven, constructief aanspreken, actief luisteren en oordeel opschorten). En toen zei men tegen mij: “O.k., daar moeten we dus in gaan trainen. Maak voor ons een trainingsprogramma voor een blok van twee dagen.” En ik antwoordde: “Nee, dat doe ik niet. Want dat werkt niet.”

Ik kende de organisatie al wat langer en wist dat ze relatief veel vaardighedentrainingen deden. Zo doen de meeste mensen daar jaarlijks een feedbacktraining van twee dagdelen. Maar ze kunnen nog steeds niet goed feedback geven. Daarom wilde ik niet zo’n klassieke training geven. Ik wilde een trainingsvorm die wel tot aanwijsbaar resultaat zou leiden. Een vorm die ervoor zou zorgen dat het getrainde direct en voor een langere periode in de praktijk gebracht kon worden. En dus gingen we ‘Trainen als een topsporter.”.

Doen wat bewezen effectief is: Trainen als een topsporter

Topsporters trainen elke dag. Zij hebben uitgekiende programma’s waarin ze allerlei deelvaardigheden dagelijks trainen. Ze perfectioneren hun techniek en versterken precies op het juiste moment de juiste spieren. Hun dieet, eet- en slaapritme, hun trainingsintervals; alles is afgestemd op het leveren van de best mogelijke prestatie. Daardoor slagen zij er in dat te doen wat onze bewondering oogst: prestaties leveren waarin zij zichzelf overstijgen en de menselijke maat voortdurend verhogen. Als die manier van trainen al decennia lang werkt, waarom zouden we dat dan niet in het bedrijfsleven toepassen?

Zo gevraagd, zo gedaan. Alle betrokkenen (managers, leidinggevende, teamleiders) committeerden zich aan een trainingsprogramma waarin zij zes weken lang, minimaal twee keer en maximaal vijf keer per week, een half uur zouden trainen in de samenwerkingsvaardigheden waarin ze wilden verbeteren. Drie weken onder begeleiding van een externe trainer en drie weken zonder trainer. Ik had een keur van oefenvormen gemaakt die zij alleen, met z’n tweeën of in groepjes van drie of vier zelfstandig konden uitvoeren. De uitleg van de achterliggende theorieen was ze in syllabusvorm toegestuurd en in de trainingsruimte lagen instructies en oefenmaterialen klaar zodat ze bij binnenkomst meteen aan de slag konden. De oefenvormen bestonden uit een mix van gespreksvormen en fysieke trainingen waarin een gehele vaardigheid (bijvoorbeeld aanspreken) kon worden getraind, of deelvaardigheden (waarnemen, focussen, visualiseren).

Topresultaten: 4 keer meer voor 4 keer minder

Gedurende het trainingsprogramma hebben we nauwkeurig gemonitord: hoe was het trainingsbezoek, welke oefeningen waren populair, welke aanpassingen werden gevraagd en natuurlijk: passen ze het geleerde toe in de praktijk en wordt de samenwerking beter? De resultaten waren wat mij betreft verbazingwekkend goed. Hier een kort overzichtje:

• 83% vindt de trainingen nuttig
• 92% vindt de aangeboden oefeningen nuttig
• 72% brengt het getrainde regelmatig dezelfde dag in praktijk
• 46% vindt zichzelf beter samenwerken
• 57% vindt dat anderen beter samenwerken

Het is al jaren bekend dat klassieke vaardigheden trainingen (een blok van 2 tot 6 dagdelen, tussentijdse incentives, terugkommoment van 1 of 2 dagdelen) een transitiewaarde hebben van maximaal 10 procent. Het programma “Trainen als een topsporter” laat op de complexe vaardigheid ‘samenwerken’ een rendement zien van tenminste 46%. Terwijl de totale tijdsinvestering per medewerker aanzienlijk lager ligt dan bij de klassieke vormen. Slechts 1 dagdeel per medewerker ten opzichte van de minimaal 4 dagdelen van een gemiddeld klassiek traject. Met andere woorden: een resultaat dat tenminste vier keer hoger ligt op basis van een investering die vier keer lager ligt.

De komende tijd gaat uitwijzen wat de effecten op wat langere termijn zullen zijn. Als de client dat toestaat wil ik dat over een half jaar nog een keer gaan meten. Intussen verneem ik vanaf de werkvloer dat niet alleen de afstemming tussen de afdelingen maar ook de sfeer aanzienlijk is verbeterd. Steeds meer mensen lukt het om te anticiperen op de behoefte van de ander en in samenspraak tot een verbeterde bundeling van krachten te komen. Het onderling begrip en vertrouwen is gegroeid en er zijn aanzienlijk minder dagelijke frustraties waarmee uiteraard het werkplezier groeit.